Forbrukertilsynet utførte 500 kontroller høsten 2023. Det ble blant annet avdekket at en femtedel av de kontrollerte virksomhetene manglet redegjørelse på sine nettsider. Det ble videre avdekket varierende kvalitet på redegjørelsene og at virksomhetene i liten grad redegjorde for negative forhold de hadde avdekket og hvilke tiltak som var igangsatt eller planlagt igangsatt. Forbrukertilsynet vurderte at også at mange virksomheter har sendt ut skjemaer, code of conduct eller lignende uten å jobbe videre med den konkrete risikoen og tiltak.
Hva skal redegjørelsen inneholde?
Åpenhetsloven stiller ikke krav om at selskapene skal redegjøre for alt som er inkludert i aktsomhetsvurderingene, men oppstiller noen minstekrav til hva som må være med i redegjørelsen. Selskapene kan selv velge å publisere en mer omfattende redegjørelse dersom det er ønskelig.
Generell informasjon
Redegjørelsen skal for det første inneholde «en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold».
Relevante opplysninger i en slik beskrivelse er en overordnet omtale av hvordan virksomheten er organisert, hvilke produkter og tjenester virksomheten tilbyr, markeder virksomheten opererer i, hvordan virksomheten har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner, samt informasjon om varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser.
Virksomhetene bør benytte denne delen av redegjørelsen til å vise hvordan sosial bærekraft er forankret i virksomheten, og hvilken innsats man har lagt ned. Få også med de fremskrittene som er gjort siden forrige rapport.
Husk også å få frem hvilken periode det rapporteres for.
Informasjon om negative konsekvenser
Videre skal redegjørelsen inneholde «opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger».
Merk at aktsomhetsvurderingen omfatter «faktiske og potensielle negative konsekvenser», mens minstekravet i redegjørelsesplikten kun gjelder de faktiske negative konsekvensene, samt de potensielle negative konsekvensene som anses som «vesentlige». Hva som skal anses som vesentlig risiko må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Risiko skal vurderes både ut fra hvor alvorlige konsekvensene for de berørte er eller vil kunne være, og sannsynligheten for negativ påvirkning.
Det vil som oftest være tilstrekkelig å beskrive hvilke utfordringer som er identifisert uten å navngi leverandørene eller forretningspartnerne. Det kreves likevel et visst detaljnivå for at opplysningene skal anses som tilstrekkelige. Dette kan f.eks. være informasjon om hvilken bransje eller region som utfordringene knytter seg til.
I denne delen av redegjørelsen kan virksomhetene også skrive om hvilke risikoområder som er prioritert, og kriteriene for prioritering.
Merk at forbrukertilsynets kontroller viste at virksomhetene i redegjørelsen pr. 30. juni 2023 i for liten grad redegjorde for de forhold de hadde avdekket. Vær derfor påpasselig med å beskrive funnene i tilstrekkelig grad.
Informasjon om tiltak
Dersom det er avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser må virksomhetene både gi informasjon om hvilke tiltak som er iverksatt, eller man planlegger å iverksette, samt informasjon om hvilke resultater man har oppnådd, eller forventer å oppnå av tiltakene. Det er ikke tilstrekkelig å opplyse at man har iverksatt tiltak uten å gi en nærmere beskrivelse av de faktiske tiltakene, og forbrukertilsynets kontroller har vist at virksomhetene i liten grad redegjør for tiltakene.
Særlig for konsern
Konsern har anledning til, og vil ofte, publisere en felles redegjørelse. Det er imidlertid ikke krav om at konsernselskaper leverer en felles redegjørelse.
Dersom man velger felles redegjørelse må virksomhetene være oppmerksomme på at alle krav til redegjørelsen må være oppfylt for hvert enkelt selskap i konsernet som har plikter etter åpenhetsloven. Det må derfor komme tydelig frem
- hvilke selskaper som har plikter som etter åpenhetsloven og som omfattes av redegjørelsen
- hvilke deler som er knyttet til de ulike selskapenes spesifikke forhold, og hvile deler som er felles for alle selskapene i konsernet. Det kan derfor være lurt å strukturere redegjørelsen slik at man har ulike kapitler for de enkelte selskapene redegjørelsen skal dekke.
Publisering av redegjørelsen
Det er viktig at redegjørelsen er lett tilgjengelig, og åpenhetsloven stiller krav om at redegjørelsen skal publiseres på selskapets nettsider.
Husk også at dersom både mor og datter omfattes av åpenhetsloven vil begge måtte offentliggjøre redegjørelse på egne nettsider. Det er kun dersom et av konsernselskapene ikke har egen nettside at redegjørelsen kun kan publiseres på nettsiden til en annen del av konsernet.
Dersom det ikke er mulig å publisere på en nettside, må redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på annen måte, og så langt som mulig bør den være søkbar på internett. Enhver som henvender seg til virksomheten skal kunne få redegjørelsen på forespørsel.
Det kreves ikke at redegjørelsen i sin helhet inngår i årsberetningen eller i redegjørelse om samfunnsansvar etter § 3-3 c, men virksomheter som har plikt til å levere årsberetning skal i årsberetningen opplyse om hvor redegjørelse er offentlig tilgjengelig.
Husk også at redegjørelsen skal signeres i tråd med regnskapsloven § 3-5 om undertegning av årsregnskap og årsberetning. Dette vil som regel være daglig leder og styreleder, men vil kunne variere ut fra hvordan virksomheten er organisert. Dersom både mor og datter i et konsern omfattes av åpenhetsloven, må redegjørelsen signeres av alle selskaper som har plikt etter åpenhetsloven. Det er ikke tilstrekkelig at redegjørelsen bare signeres av morselskapet.
Tilsyn og gebyr
Forbrukertilsynet har varslet at de vil fortsette å kontrollere at pliktene etter åpenhetsloven overholdes.
Merk også at Forbrukertilsynet kan ilegge tvangsmulkt og overtredelsesgebyr ved brudd på virksomhetenes plikter etter åpenhetsloven.
Overtredelsesgebyr krever gjentatte brudd på redegjørelsesplikten eller plikten til å besvare informasjonsforespørsler, mens tvangsmulkt kan ilegges for brudd på alle pliktene under åpenhetsloven, også førstegangsovertredelse. Overtredelsesgebyret skal fastsettes ut fra flere forhold, slik som overtredelsens grovhet, omfang og virkning mv., og kan i ytterste konsekvens utgjøre inntil fire prosent av årsomsetningen, eller inntil 25 millioner kroner, der det høyeste beløpet anvendes.
Sjekkliste
- Har virksomheten redegjort for arbeidet med sosial bærekraft?
- Fremgår det hvilken periode det redegjøres for?
- Er redegjørelsen grundig nok?
- Er det redegjort for funn av negative konsekvenser eller vesentlig risiko? Eller fremgår det eksplisitt at man ikke har funnet negative konsekvenser eller vesentlig risiko?
- Har virksomheten beskrevet hvilke tiltak som er iverksatt eller skal iverksettes?
- Er redegjørelsen signert?
- Er redegjørelsen publisert lett tilgjengelig på nettsidene?
Har du spørsmål?
Er du usikker på om din virksomhet omfattes av åpenhetsloven, eller hvordan dere skal gå frem for å overholde reglene?
Vi gir konkret veiledning gjennom hele prosessen – fra den innledende forankringen av ansvarlighet i styret, gjennomføring av aktsomhetsvurderingen, utarbeidelse av redegjørelse og til håndtering av innsynskrav.
Les mer om åpenhetsloven her https://www.judicia.no/nyheter/er-virksomheten-din-klar-for-apenhetsloven/, eller ta kontakt med Advokat Karina Lilleås Larsen hos Advokatfirmaet Judicia DA.
