Alle virksomheter som omfattes av åpenhetsloven må offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene de har gjort senest innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Formålet er å gi allmennheten innsikt i virksomhetens nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingen og hvilke tiltak som er iverksatt.
Hva skal redegjørelsen inneholde?
Åpenhetsloven stiller ikke krav om at selskapene skal redegjøre for alt som er inkludert i aktsomhetsvurderingene, men oppstiller noen minstekrav til hva som må være med i redegjørelsen. Selskapene kan selv velge å publisere en mer omfattende redegjørelse dersom det er ønskelig.
Generell informasjon
Redegjørelsen skal for det første inneholde «en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold».
Relevante opplysninger i en slik beskrivelse er en overordnet omtale av hvordan virksomheten er organisert, hvilke produkter og tjenester virksomheten tilbyr, markeder virksomheten opererer i, hvordan virksomheten har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner, samt informasjon om varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser.
Informasjon om negative konsekvenser
Videre skal redegjørelsen inneholde «opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger».
Merk at aktsomhetsvurderingen omfatter «faktiske og potensielle negative konsekvenser», mens minstekravet i redegjørelsesplikten kun gjelder de faktiske negative konsekvensene, samt de potensielle negative konsekvensene som anses som «vesentlige». Hva som skal anses som vesentlig risiko må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.
Det vil som oftest være tilstrekkelig å beskrive hvilke utfordringer som er identifisert uten å navngi leverandørene eller forretningspartnerne. Det kreves likevel et visst detaljnivå for at opplysningene skal anses som tilstrekkelige. Dette kan f.eks. være informasjon om hvilken bransje eller region som utfordringene knytter seg til.
Informasjon om tiltak
Dersom det er avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser må virksomhetene både gi informasjon om hvilke tiltak som er iverksatt, eller man planlegger å iverksette, samt informasjon om hvilke resultater man har oppnådd, eller forventer å oppnå av tiltakene.
Hvor skal redegjørelsen publiseres?
Det er viktig at redegjørelsen er lett tilgjengelig, og aktsomhetsloven stiller krav om at virksomheten skal publiseres på selskapets nettsider.
Dersom virksomheten ikke har egne nettsider har Forbrukertilsynet lagt til grunn at redegjørelsen kan publiseres på nettsiden til en annen del av konsernet.
Dersom det ikke er mulig å publisere på en nettside, må redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på annen måte, og så langt som mulig bør den være søkbar på internett. Enhver som henvender seg til virksomheten skal kunne få redegjørelsen på forespørsel.
Det kreves ikke at redegjørelsen i sin helhet inngår i årsberetningen eller i redegjørelse om samfunnsansvar etter § 3-3 c, men virksomheter som har plikt til å levere årsberetning skal i årsberetningen opplyse om hvor redegjørelse er offentlig tilgjengelig.
Husk også at redegjørelsen skal signeres i tråd med regnskapsloven § 3-5 om undertegning av årsregnskap og årsberetning. Dette vil som regel være daglig leder og styreleder, men vil kunne variere ut fra hvordan virksomheten er organisert.
Har du spørsmål?
Er du usikker på om din virksomhet omfattes av åpenhetsloven, eller hvordan dere skal gå frem for å overholde reglene?
Vi gir konkret veiledning gjennom hele prosessen – fra den innledende forankringen av ansvarlighet i styret, gjennomføring av aktsomhetsvurderingen, utarbeidelse av redegjørelse og til håndtering av innsynskrav.
Ta kontakt med Advokat Karina Lilleås Larsen hos Advokatfirmaet Judicia DA for ytterligere informasjon.
