En rammeavtale er et av de mest brukte verktøyene i offentlige anskaffelser. Den gir oppdragsgivere forutsigbarhet og effektivitet ved gjentakende behov, og gir leverandørene en trygg plattform for levering over tid. Men rammeavtaler er ikke uten grenser. Maksimal varighet, krav til minikonkurranser og regler for avrop er stramt regulert i anskaffelsesforskriften.
Bruker du rammeavtalen feil, kan det være et regelbrudd selv om intensjonene er gode.
Hva er en rammeavtale?
En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører, der formålet er å fastlegge vilkårene for kontrakter som skal inngås i løpet av en gitt periode. Rammeavtalen fastsetter pris, kvalitet, betingelser og andre relevante vilkår for fremtidige avrop.
Rammeavtalen er ikke i seg selv en kjøpskontrakt. Det er et rammeverk som regulerer vilkårene for de faktiske kjøpene som gjøres underveis i avtaleperioden.
Rammeavtaler er regulert i anskaffelsesforskriften § 11-1 (klassisk sektor) og er et sentralt verktøy for kommuner, stat og andre offentlige oppdragsgivere som har løpende behov for varer eller tjenester av samme type, for eksempel IT-utstyr, konsulenttjenester, kontorrekvisita eller renholdstjenester.
Vi i Judicia bistår jevnlig leverandører og oppdragsgivere i saker om offentlige anskaffelser. Les mer om offentlige anskaffelser.
Maksimal varighet: fire år er regelen
Rammeavtaler skal som hovedregel ikke ha en varighet på mer enn fire år, jf. anskaffelsesforskriften § 11-1. Dette gjelder inkludert alle opsjoner og forlengelsesmuligheter. Har du en rammeavtale på to år med opsjon på ett pluss ett år, er den totale varigheten fire år og innenfor grensen.
Fireårsgrensen er begrunnet i hensynet til konkurranse. Offentlige markeder skal ikke være stengt for alternative leverandører i for lang tid. Nye aktører skal ha mulighet til å konkurrere om kontraktene med jevne mellomrom.
I særlige tilfeller kan rammeavtaler ha lengre varighet enn fire år, men da kreves en konkret og saklig begrunnelse knyttet til avtalens karakter, for eksempel levetiden på spesialisert utstyr eller særskilte investeringsbehov. Slike avvik bør alltid dokumenteres grundig.
Terskelverdier: hvilke regler gjelder?
Hvilke prosedyrekrav som gjelder for rammeavtalen avhenger av dens beregnede totalverdi. Verdien beregnes over hele avtaleperioden inkludert opsjoner.
Under 100 000 kr: Ingen krav til formell konkurransegjennomføring, men de grunnleggende prinsippene om likebehandling gjelder.
100 000 kr til nasjonal terskelverdi (1,3 mill. kr i 2025): Konkurranse skal avholdes, men uten detaljerte prosedyrekrav. Grunnprinsippene i anskaffelsesloven § 4 gjelder.
Over nasjonal terskelverdi, under EØS-terskelverdi: Kunngjøring på Doffin. For varer og tjenester: 1,49 mill. kr for stat, 2,3 mill. kr for kommuner og andre offentlige oppdragsgivere.
Over EØS-terskelverdi: Kunngjøring på Doffin og TED. Strengeste prosedyrekrav. Valg mellom åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling.
Vær oppmerksom på at verdien skal beregnes for hele avtaleperioden, inkludert opsjoner. Kjøper kommunen kontorrekvisita for 500 000 kr per år og inngår en avtale på to år med opsjon på ett pluss ett år, er beregnede totalverdi 2 millioner kroner. Da er EØS-terskelverdien for kommuner (2,3 mill.) ikke overskredet, men nasjonal terskelverdi er det.
Avrop fra rammeavtale: to modeller
Hvordan avrop gjøres avhenger av om rammeavtalen er inngått med én eller flere leverandører.
Rammeavtale med én leverandør
Avrop gjøres direkte i henhold til de fastsatte vilkårene i rammeavtalen. Oppdragsgiveren bestiller fra den ene leverandøren uten ny konkurranse, så lenge avropet er innenfor det rammeavtalen dekker.
Rammeavtale med flere leverandører og minikonkurranse
Der rammeavtalen er inngått med flere leverandører uten at alle vilkår er fullt fastsatt, skal hvert avrop av en viss størrelse gjennomføres som en minikonkurranse mellom de leverandørene som er part i rammeavtalen. Minikonkurransen kan gjelde pris, leveringstid, kvalitet eller andre relevante kriterier som er fastsatt i rammeavtalen.
Minikonkurranser er mer ressurskrevende enn direkte avrop, men gir bedre konkurranse og en prismekanisme som holder leverandørene på tå hev gjennom hele avtaleperioden.
De vanligste feilene ved rammeavtaler
Forlengelse utover fire år. Oppdragsgivere forlenger rammeavtaler ved opsjon uten å sjekke at den totale varigheten ikke overstiger fire år. En rammeavtale som løper lenger enn fire år uten særlig begrunnelse, er i strid med anskaffelsesforskriften.
Avrop utenfor avtalens omfang. Det kjøpes varer eller tjenester som rammeavtalen ikke dekker. Avropet er da et direkte kjøp uten konkurranse, noe som kan være i strid med anskaffelsesregelverket.
Feil beregning av totalverdi. Oppdragsgivere beregner verdien per år i stedet for for hele avtaleperioden inkludert opsjoner, og havner dermed i feil del av anskaffelsesforskriften.
Mangelfull dokumentasjon av avrop. Særlig ved minikonkurranser, der dokumentasjonen av prosessen og begrunnelsen for valg av leverandør kan komme under lupen ved en klagesak til KOFA.
Ulovlig direkte anskaffelse etter utløp. Rammeavtalen løper ut og oppdragsgiveren fortsetter å bestille fra leverandøren uten å gjennomføre ny konkurranse. Dette er en ulovlig direkte anskaffelse.
Les mer om klage til KOFA dersom du mener et avrop eller en rammeavtale er i strid med regelverket.
Hvem kan bruke en rammeavtale?
Rammeavtaler kan inngås av én oppdragsgiver, eller av flere oppdragsgivere i fellesskap. Statlige innkjøpsavtaler inngått av Statens innkjøpssenter kan benyttes av alle statlige virksomheter. Kommunale innkjøpsfellesskap inngår felles rammeavtaler som kommunene i samarbeidet kan gjøre avrop på.
En viktig regel: avrop kan bare gjøres av de oppdragsgiverne som er part i rammeavtalen. En kommune kan ikke gjøre avrop på en statlig rammeavtale med mindre dette eksplisitt er åpnet for.
Når bør du ta kontakt med advokat?
Ta kontakt dersom du som leverandør mener en oppdragsgiver har brutt reglene for rammeavtalen, at du er avvist fra en minikonkurranse uten tilstrekkelig begrunnelse, eller at avrop er gjort utenfor avtalens omfang. Les mer om vesentlige avvik og avvisning.
Ta kontakt dersom du som oppdragsgiver er usikker på om en planlagt rammeavtale er lovlig, om den kan forlenges, eller om avrop gjøres i tråd med regelverket.
Ofte stilte spørsmål om rammeavtaler
Rammeavtaler skal som hovedregel ikke ha en varighet på mer enn fire år, inkludert alle opsjoner og forlengelsesmuligheter. Lenger varighet kan aksepteres i særlige tilfeller med saklig begrunnelse knyttet til avtalens karakter, men dette er et unntak og krever grundig dokumentasjon.
Minikonkurranse er påkrevd når rammeavtalen er inngått med flere leverandører og ikke alle vilkår for avropet er fullt fastsatt i rammeavtalen. Minikonkurransen gjennomføres mellom de leverandørene som er part i rammeavtalen, og kan gjelde pris, leveringstid eller andre relevante kriterier.
Nei. Når rammeavtalen løper ut, skal det gjennomføres ny konkurranse. Å fortsette å bestille fra den tidligere leverandøren uten ny konkurranse er en ulovlig direkte anskaffelse, som kan klages inn for KOFA og medføre sanksjoner.
Verdien beregnes for hele avtaleperioden inkludert alle opsjoner. Kjøper du varer for 500 000 kr per år og inngår en avtale på to år med opsjon på ett pluss ett år, er beregnede totalverdi 2 millioner kroner. Det er denne verdien som avgjør hvilke prosedyrekrav som gjelder.
Har du spørsmål om rammeavtaler, avrop eller klage på en anskaffelsesprosess? Ta kontakt med Judicia for en uforpliktende samtal