En av de vanligste årsakene til at offentlige anbudskonkurranser må avlyses, er sammenblanding av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. For å gjennomføre en lovlig prosess er det avgjørende å skille mellom kravene til leverandøren og kravene til selve ytelsen. Her forklarer vi forskjellen.
I anskaffelsesretten opererer vi med en streng todeling. Du må først bestå «opptaksprøven» (kvalifisering) før du kan delta i selve «konkurransen» (tildeling). Hvis oppdragsgiver bruker informasjon fra feil fase på feil sted, brytes prinsippet om forutsigbarhet og likebehandling.
Kvalifikasjonskrav: «Er du god nok til å delta?»
Kvalifikasjonskravene er minimumskravene en leverandør må oppfylle for å bli vurdert. Dette er en «ja/nei»-sjekk. Enten er du kvalifisert, eller så er du ikke det.
Typiske kvalifikasjonskrav inkluderer:
- Økonomisk kapasitet: Har bedriften sunn økonomi og nødvendige forsikringer?
- Tekniske kvalifikasjoner: Har dere erfaring fra tilsvarende prosjekter?
- Sertifiseringer: Er dere Miljøfyrtårn-sertifisert eller har dere ISO-godkjenning?
Tildelingskriterier: «Hvem har det beste tilbudet?»
Når alle kvalifiserte leverandører er identifisert, begynner selve evalueringen. Her skal oppdragsgiver finne ut hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Typiske tildelingskriterier inkluderer:
- Pris og kostnad: Laveste pris eller livssykluskostnad.
- Kvalitet: Teknisk utførelse, estetikk eller brukervennlighet.
- Miljø: CO2-reduksjon eller miljøprestasjoner utover minimumskravene.
- Kompetanse hos nøkkelpersonell: (Viktig: Kun når personellets erfaring har betydning for kvaliteten på selve utførelsen).
Sammenblanding
Den vanligste feilen oppdragsgivere gjør, er å bruke leverandørens generelle erfaring (et kvalifikasjonskrav) som et tildelingskriterium for å gi poeng.
Hovedregel: Du kan ikke gi poeng for at et firma har «lang erfaring» generelt. Du kan derimot gi poeng for kompetansen til det spesifikke teamet som skal utføre akkurat dette oppdraget, dersom det har direkte innvirkning på kvaliteten.
Eksempel på sammenblanding:
- Feil: Oppdragsgiver gir poeng for at «Firmaet har bygget mange skoler før». (Dette er et kvalifikasjonskrav).
- Riktig: Oppdragsgiver gir poeng for at «Anleggslederen som skal lede dette prosjektet har spesialisert kompetanse på passivhus-skoler». (Dette er et tildelingskriterium knyttet til utførelsen).
For leverandører
Mange leverandører kaster bort tid på å beskrive firmaets historie i svar på tildelingskriteriene.
- Les kravene nøye: Svarer du på hvem du er (kvalifikasjon) eller hva du skal gjøre (tildeling)?
- Dokumenter teamet: Sørg for at CV-ene dere sender inn svarer direkte på de kriteriene oppdragsgiver har satt for oppdraget.
- Ikke ta for gitt at du er kvalifisert: Selv om du er størst i bransjen, må du dokumentere kvalifikasjonene på nytt for hvert eneste anbud (gjennom ESPD-skjemaet).
For oppdragsgivere
For å unngå klager til KOFA, må konkurransegrunnlaget være krystallklart:
- Definer kvalifikasjonskravene som absolutte minimumskrav.
- Definer tildelingskriteriene som faktorer som gir merverdi.
- Forklar i konkurransegrunnlaget nøyaktig hva som vil bli premiert i evalueringsfasen.
Hvordan Judicia kan bistå
Våre advokater fungerer som kvalitetssikrere i begge faser av prosessen.
- For oppdragsgivere: Vi gjennomgår konkurransegrunnlaget for å sikre at det ikke er risiko for sammenblanding som kan føre til avlysningsplikt.
- For leverandører: Vi hjelper deg å tolke kravene slik at du ikke blir avvist i kvalifiseringsfasen, og slik at du svarer optimalt på tildelingskriteriene.
Er du usikker på om dine tildelingskriterier holder seg innenfor lovverket? Vi tar gjerne en gjennomgang av ditt konkurransegrunnlag.